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黨政辦公室“生存”指南(5):會議通知?沒那么簡單!

來源:黨員生活微信  日期:2018-07-20   編輯:肖晗   字號:TT

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編者按:

黨政辦公室是黨委政府的協調中樞、決策智囊和督辦中心,辦公室工作事務繁雜、責任重大,是一門“技術活”。不少從事辦公室工作的新同志,總會犯這樣那樣的錯誤。

自即日起,黨參君(微信號:黨員生活)聯合宜昌市西陵區委辦公室,特推出超實用的黨政辦公室“生存”指南系列,希望能幫助大家少走彎路,不斷提升工作水平。

今天推出的是第五篇:會議通知?沒那么簡單

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某天下午3點,譚軍接到一個會議通知:“請負責通知區內39家規模以上工業企業負責人,于第二天上午九點,在某大樓會議室參加區委全體(擴大)會議。”于是,他馬上將通知報送給分管領導審閱,分管領導拿給局長看后,讓他下班前電話通知名單上的企業負責人務必參會。

第一次接到會議通知任務,譚軍興奮而激動。他迅速對著各個企業辦公室聯系人通訊錄撥打電話,并以比較生硬的口氣,要求所轄規模以上企業辦公室迅速通知企業負責人,明天準時參會。當然,對方態度都很好,一個個回答:沒問題!一定參會。

打完最后一個電話后,口干舌燥的譚軍就成就滿滿地回家了。

第二天上班后,譚軍接到分管領導打來的緊急電話:原來,距離區委全體(擴大)會議召開只有5分鐘了,規模以上工業企業座位方陣到會率不到50%。會議為了體現對企業家的尊重,把企業家們放在主席臺正對面的中央位置,空位十分顯眼。

接到分管領導緊急電話后,譚軍火急火燎地直接電話聯系了未到會的企業負責人,這其中,有的人告知根本沒接到會議通知。經過再一次通知后,譚軍迅速趕到會場,在現場給仍未到會的企業負責人繼續打電話。最后,直到會議結束,仍有4家企業負責人未按要求參會。(人物均系化名)

親歷者說:工作中必須更加細致

這是一次會議人員工作不到位的典型案例。

在基層工作,辦會時間往往很緊,留給辦公室工作人員通知會議的時間往往很少,要在很短很緊張的時間內高質量辦好會務工作確實不易,這就要求我們在工作中必須更加細致,參會人員一定要通知到位,并提前確認到場情況,及時提醒、調整。

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2015年1月,S市市委舉行中心組學習,張琪按照文件要求,通知了區委中心組的全體領導第二天早上9:00到S市電信大樓會議室開會。

通知完成并確認領導都可以參會之后,他及時向市委辦傳真反饋了參會人員名單,當時傳真機上顯示名單“已發送”。張琪認為名單已經發過去了,并未向市委辦核實是否已經收到完整參會人員名單。

第二天上午8:45分,張琪突然接到時任區委常委、紀委書記潘枚和區委辦公室主任的電話,說會場沒有潘枚的座位和站牌。張琪頓時傻掉了:名單昨天明明已經傳過去了啊,怎么會這樣?他趕緊給市委辦在現場辦會的同志打電話,臨時增加了座位。

事后,張琪跟市委辦的同志進行了溝通,才發現是因為傳真信號受到干擾,導致市委辦收到的參會人員名單不全,而他又沒有跟市委辦核實參會人員信息,以致領導參會時需臨時增加座位。(人物均系化名)

親歷者說:多核一遍總沒錯

辦理大型會議,除了“時間、地點、人員、內容”這四大要素不能出錯之外,還有很重要的一條就是要做好不同環節、不同辦會人員之間的溝通和銜接。

在辦會的過程中,作為工作人員,一定要有“全局”意識,例如通過傳真、郵件、短信等方式向上級單位反饋參會名單時,一定要核實對方是否收到,內容是否正確

辦理大型會議,分配給你的活干完了,別急著走,不管是不是你的活、你的責任田,多問一句,多看一點,多核一遍總是沒有錯的,畢竟會議的銜接過程是最容易出錯的地方。

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辦會通知攻略

會議通知,看似簡單,其實不易。

會議通知包含會議的主題、時間、地點、人員及要求。會議要求又包括著裝(是否正裝、打領帶)、發言時間、順序、宣傳報道、車輛、交通疏導等。

通知領導參會盡量使用正式格式的文件通知,也可用短信和微信、QQ等現代化手段,但要注意編發好通知信息后,要認真檢查,確保時間、地點、要求等會議關鍵要素沒有任何遺漏,并在通知結尾處加上“收到請回復”的內容

一定要關注反饋情況,沒有反饋的要及時電話提醒

電話通知的內容要提前組織好,要在腦袋里認真過一遍后再撥號。

通知不熟悉的參會人,一定要告知對方你是誰,通知的依據是什么,有什么要求等。

通知企業或與本單位無隸屬關系的單位、人員,一定要以邀請的口氣,確定對方的參會人員和聯系方式,對方參會有什么難處要及時報告領導,及時調整安排。

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電話通知要注意這些問題

電話通知,是一項極其尋常的辦公室協調工作,但是將通知做好、做到位,也需要細細體會、總結。重點要把握好四個方面:

學會換位思考。站在被通知者角度,希望從通知中了解到什么信息?然后找準通知中需要傳遞的關鍵要素,力求準確、簡潔明了。

心中要有預判。通知中會被詢問相關問題,自己要有事前準備。如何回答得準確、有效,既需要摸清領導要求,又需要深刻理解會議類型、流程。

以自信為支撐。只有以自信大方的口吻面對電話那端,才能及時、無誤地將有效信息傳遞給對方。

使用標準語言。使用方言進行電話通知,對方可能無法準確理解你的意圖,造成關鍵信息丟失,達不到通知的目的,甚至會貽誤工作。

附:辦會時十大常見問題

1.會議時間表述不清或會議時間通知有誤。

2.通知參會人員出現錯漏。

3.參會人員名單和實際參會人員不一致。

4.座次表和實際參會人員不一致。

5.會議場地布置與會議方案不一致。

6.會議主持詞和會議議程、內容、人員不一致。

7.會議人員座次安排不合理或人員排序錯誤。

8.會議音響、話筒、視頻、PPT等設備無法正常使用或無法滿足會議要求。

9.會議各個環節銜接失誤或中斷時間過長。

10.會議材料缺漏、少發、錯發、多發,或者忘記回收。

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